最近、クライアント先で「業務工数をはかりたいのですがどうしたら良いですか？」と聞かれることが多かったので、前回は組織で業務工数を測定する方法について纏めました。
今回は個人向けの工数測定の方法をご紹介します。
「自分で働く会社ではそんなこと求められてないけど測定してみたい！」
「組織に属してないけど測定してみたい」
「家事や育児がメインの仕事！測定してみたい」
みたいな方がいたら是非！
・なぜ自分の工数を測定するのか？
そもそも、私が工数測定をしている理由ですが「人生を自分の優先順位で生きたいため」というのが大きな理由の1つです。
私は20代の時に手術や入院をして障害者手帳を持っています。長期間にわたる入院期間中には死というものにも向き合いました。そこで、人生とゆうのは有限であり、当たり前はないのだということを知りました。だからこそ、与えられた人生の時間を大切に過ごしたい！という思いが強くあります。
障害者になった時の話は、こちらに少し纏めてありますのでよろしければ読んでみてください。
一方、コンサルタントに入っていると、目の前の緊急な案件に振り回され疲弊している方を多くみます。緊急なことは、私たちの目の前に現れて私たちを急かしてきます。ただ、それは自分にとって緊急なことではない場合も多く、あくまでも他者の優先順位が高いことことをこなしているに過ぎない場合もあります。
私たちは常に意識していないと、他者の優先順位に振りまわされ、自分の人生にとって重要なことを後回しにしてしまいます。結果的に疲弊してストレスが溜まり…逃げ場を失い、知らない間に人生の針が進んでいってしまう。だからこそ、自分が日々どのような事に時間を使っているのかを知るということを大切にしています。
・何をするの？
上記のように自分の人生を大切に過ごすために３点を実施する必要があります。
１．自分が何にどれくらい時間を使っているのか
２．自分の見積もった時間（時間感覚）は正しいのか
３．自分が計画実行した優先順位は正しかったのか
１、２を理解することで「いつの間にか一日が終わってしまった…」「こんなに時間がかかるとは思わなかった」みたいなことが無くなります。
そして「３．自分が計画実行した優先順位は正しかったのか」という点についても考えることができるようになります。私たちは日々、多くの意思決定をして何をやるのかやらないのかを自分なりに考えて生活をしています。ただ、多くの人はその意思決定に基づく計画が正しかったのかをふりかえりません。これでは、自分の計画が正しかったのかどうかが分かりません。
結果的に、多くの方が陥り安い仕事習慣になってしまい、いつの間にか人生の時間を消耗してしまいます。
×「予定していたこと」より「今飛び込んできた仕事」から手をつける。
×「難しそうなこと」より「やさしそうなこと」から手をつける。
×「嫌いなこと」より「好きなこと」から手をつける
×「重要なこと」より「些細なこと」から先に手を付ける
出典：株式会社ビジネスコンサルタント
私自身もすぐに上記のような仕事の進め方をしてしまい重要なことを後回しにしてしまいます。
ここで、パレートの法則（20：80の法則）という有名な法則を思い出してください。
これは、イタリアの経済学者パレートが、ある国の冨の約80%は約20%の国民によってコントロールされているという現象を発表したものです。
現在、こちらはあらゆる局面で適用されています。
・一生懸命働く20%の働き蟻が、食料の80%を集めている
・優秀な20%の従業員が、売上の80%を担っている
・優良顧客の20%が、売上の80%に貢献している
などです。
この法則に、私たちの日々の活動も当てはめることができます。
・全体の20%の活動が、成果の80%を担っている
重要な仕事や交友関係、勉強などの活動の20%の時間や労力で成果の80%を生み出しているのです。だからこそ、自分の日々の活動を1ヵ月や数か月単位で振り返り、80%の成果をうんだ20%を見つける必要があります。
この積み重ねで自分にとっての優先順位づけのスキルを上げていきます。
・どのようにはかるのか？
やっと、具体的な方法についてです。冒頭長くなってしまいまし…。
まず、工数測定に必要なツールは大きくわけて２つです。
１．工数を測定するもの（時計、ストップウォッチ、アプリなど）
２．測定したデータを溜めていく場所（Excel、メモ帳、カレンダー、アプリなど）
１と２が別の場合は、例えば時計やストップウォッチで測定したものをExcelに入力したり、手帳に記したりなどの方法があります。私も数か月前までは、時計で測定してExcelに入力していました。詳しい方法は前回のブログを読んでください。
１と２が一緒になっているアプリも幾つかあるので、上記ブログを参考にしてください。
その中でも最近、私がお気に入りなのはTogg&Googleカレンダーを連携させて計測や管理をする方法です。
おススメなので、具体的なやり方をご説明します。
【前提】今日は11月1日です。
STEP１：10月31日の夜、もしくは11月1日の朝
Googleカレンダーにその日のスケジュールを書きます。
最小単位は15分としています。
STEP２：11月1日始業～
作業開始時にToggleで測定。
そうすると、計画に対して実際にかかった時間も記述されていきます。
STEP３：11月1日の夜
自分の計画したスケジュールと、それに対して実際のスケジュールを比較する。
一日が終わる頃には、このように「青色：予定」と「赤色：実績」がGoogleカレンダーで一目で分かるようになります。そして「うまくいったことは？逆にもう少しこうしたら良かったことは？」と問いかけます。
・
・
・ STEP１~STEP３を日々繰り返します。
・
・
STEP４：11月30日
「11月で一番時間を使った作業はなんだったかなぁ？」「これって私のやりたいことなんだっけかな？」「何かしらの成果に結びついているのかな？」と問いかけます。個人的にやっていることなので、どこかにメモしているわけではなくて、とにかく眺めているレベルです。
このように、日々と月次でふりかえりをします。
◆個人導入編のポイント◆
- 他人の優先順位をこなす人生から脱却し、自分らしい時間の使い方を手に入れる
- 自分はどんな毎日を過ごし、どんな時間価値観を持っているのか知る
- 成果を出している20%の活動を理解する
この積み重ねで、時間に対する価値観がスッと変化するタイミングがあらわれます。
面白いので、あまり深く考えずに良ければ試してみてください。
